Я бы предложил нечто подобное. хоть на сходку не собираюсь. но всеже:
Средняя стоимость банкета начинается от 1000р. и в стоимость входит покушать,попить, тебя обслужат официанты, будет музыка.
Можно по-любому договориться дешевле, я просто привел сумму навскидку, также в зависимости от выбранного заведения дадут и мангал для шашлыков своих и ухи, с алкоголем договариваться можно тоже со своим, смотря сколько человек.
Кто не желает сдавать вовремя или точно не знает - приходит и заказывает из меню заведения и платит сам.
Я бы выбрал вообще вариант такой: назначается дата сходки в таком-то месте и список кто придет точно. и отдельно кто сомневается.
Никаких сдачей денег, никаких закупок, ничего с собой, просто пришли кто хотел и побухали. Останется заниматься только конкурсами и развлечениями. ну или вообще развлекательной программой. За 1,5-2к(смотря кто какой алкоголь покупает себе) на человека можно отлично посидеть. а сходки у меня лично меньше 2к не выходила. Отдавать тупо за базу 20к всегда считал глупостью, ибо пользуем только стол и мангал и холодильник. за что 20к - непонятно.